Il procedimento di accesso formale deve concludersi entro il termine di 30 gg dal ricevimento dell'istanza.
Solo se la richiesta sia irregolare o incompleta, il Comune, entro 10 gg, ne dà comunicazione al richiedente. In tal caso il termine ricomincia dalla presentazione della richiesta corretta.
Decorsi inutilmente 30 gg dalla richiesta, quest’ultima si intende respinta (silenzio-diniego).
Qualora vi sia la possibilità di differire l’accesso, questo non può essere negato. La possibilità di differire l’accesso consente ai soggetti passivi di evitarne l’ostensione sino a quando la conoscenza di essi possa impedire o gravemente ostacolare lo svolgimento dell’azione amministrativa ovvero esporre a rischio gli interessi sottoposti.